Wat is een Wwft-formulier? Uitleg en gebruik in de vastgoedsector

De strijd tegen witwassen en terrorismefinanciering is volop gaande. In Nederland is daarvoor de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) in het leven geroepen. Deze wet legt onder andere makelaars, notarissen en financiële instellingen de verplichting op om klanten te screenen en verdachte transacties te melden. Een belangrijk hulpmiddel daarbij is het Wwft-formulier. Maar wat is een Wwft-formulier precies, en hoe gebruik je het correct? In dit artikel leggen we het uit.

Wat is een Wwft-formulier?

Een Wwft-formulier is een standaard document waarmee organisaties kunnen vastleggen dat zij een cliëntenonderzoek hebben uitgevoerd, zoals verplicht volgens de Wwft. Het formulier helpt bij het:

• Identificeren van de klant

• Inschatten van het risico op witwassen of terrorismefinanciering

• Controleren van de herkomst van geld

• Vastleggen van de UBO (Ultimate Beneficial Owner) bij bedrijven

• Documenteren van eventuele aanvullende maatregelen

Het formulier vormt de basis voor een correcte administratie en dient als bewijs dat aan de wettelijke verplichtingen is voldaan.

Voor wie is het Wwft-formulier verplicht?

Het Wwft-formulier moet worden gebruikt door alle instellingen en beroepsgroepen die onder de Wwft vallen, zoals:

• Makelaars (bij koop, verkoop of verhuur van onroerend goed)

• Notarissen

• Advocaten (bij bepaalde transacties)

• Belastingadviseurs en accountants

• Financiële dienstverleners

• Trustkantoren

In de vastgoedsector geldt de verplichting bij onder andere:

• Aan- en verkoop van woningen

• Verhuur van bedrijfsruimten of kantoren

• Bemiddeling bij vastgoedtransacties

Waarom is een Wwft-formulier belangrijk?

Witwaspraktijken vinden regelmatig plaats via vastgoed. Criminelen gebruiken vastgoed om illegaal geld te legitimeren. Door een Wwft-formulier in te vullen en te bewaren:

• Toon je aan dat je je wettelijke plichten nakomt

• Kun je verantwoorden waarom je met een bepaalde klant in zee bent gegaan

• Weet je precies wie je klant is (know your customer – KYC)

• Voorkom je hoge boetes of juridische problemen

Het formulier fungeert dus als bewijsdocument én als intern controlemiddel.

Wat staat er in een Wwft-formulier?

Hoewel de exacte inhoud per organisatie kan verschillen, bevat een standaard Wwft-formulier meestal de volgende onderdelen:

1. Klantgegevens

• Naam en adres

• Burgerlijke staat (bij particulieren)

• KvK-nummer (bij bedrijven)

• Contactpersoon

2. Identificatie

• Type identiteitsbewijs (paspoort, ID-kaart)

• Documentnummer en verloopdatum

• Kopie van legitimatie (beveiligd opgeslagen)

3. Transactiegegevens

• Type transactie (koop, verkoop, verhuur)

• Bedrag

• Betalingswijze (bank, contant)

4. Risicoanalyse

• Risicoprofiel (laag, midden, hoog)

• Indicatoren zoals herkomst geld, bedrijfsstructuur, PEP-status (politiek prominente personen)

• Eventuele aanvullende maatregelen bij verhoogd risico

5. UBO-check (indien van toepassing)

• Gegevens van uiteindelijk belanghebbenden bij rechtspersonen

• Relatie tot de klant

• Controle via UBO-register

6. Handtekening en datum

• Naam van de verantwoordelijke medewerker

• Datum van uitvoering

• Handtekening

Wanneer vul je het formulier in?

Een Wwft-formulier moet worden ingevuld bij de start van de relatie of voorafgaand aan een transactie. In de praktijk betekent dat:

• Voordat een koopovereenkomst wordt getekend

• Voordat een huurovereenkomst tot stand komt

• Zodra er een opdracht tot bemiddeling wordt aangenomen

Bij wijziging van omstandigheden of bij nieuwe transacties moet het formulier opnieuw worden ingevuld of geactualiseerd.

Hoe lang bewaar je een Wwft-formulier?

De wettelijke bewaartermijn is minimaal 5 jaar na het einde van de klantrelatie of na het uitvoeren van de transactie. In deze periode moet je het formulier op verzoek kunnen overleggen aan de toezichthouder.

Wat gebeurt er als je geen formulier gebruikt?

Het niet gebruiken van een Wwft-formulier, of het onvolledig uitvoeren van het cliëntenonderzoek, kan leiden tot:

• Hoge boetes door toezichthouders zoals de FIU of de Belastingdienst

• Reputatieschade

• Aansprakelijkheid bij betrokkenheid in een strafrechtelijk onderzoek

Daarom is het verstandig om als makelaar of dienstverlener standaard te werken met een Wwft-formulier bij elke relevante klant of transactie.

Een Wwft-formulier is onmisbaar voor elke professional die vastgoedtransacties begeleidt. Door je klant goed te screenen en alle stappen zorgvuldig vast te leggen, voldoe je aan de wet én bescherm je jezelf tegen risico’s