Wet witwassen bij kantoor huren: dit moet je weten als verhuurder en huurder

Kantoorruimte huren lijkt misschien een simpele zakelijke handeling. Maar in werkelijkheid komt er meer bij kijken dan je denkt – zeker door de strengere regelgeving rondom witwassen. In het kader van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) worden ook vastgoedtransacties zoals het huren van een kantoor steeds vaker gecontroleerd. In deze blog lees je alles over de wet witwassen bij kantoor huren, en wat dit betekent voor jou als huurder of verhuurder.

Wat is de Wet ter voorkoming van witwassen (Wwft)?

De Wwft is sinds 2008 van kracht in Nederland en heeft als doel om financiële criminaliteit, zoals witwassen van crimineel geld en financiering van terrorisme, tegen te gaan. De wet verplicht bepaalde beroepsgroepen, waaronder banken, notarissen en makelaars, om verdachte transacties te melden bij de FIU (Financial Intelligence Unit).

Sinds enkele jaren is de wet ook van toepassing op de vastgoedsector. Dat betekent dat zowel het kopen als het huren van vastgoed onder de loep kan worden genomen. Ook bij het huren van kantoorruimte kunnen controles plaatsvinden.

Waarom is deze wet relevant bij kantoorverhuur?

Criminelen gebruiken vastgoed regelmatig om illegaal verkregen geld te "wassen". Denk aan:

• Het huren van een pand om er een schijnbedrijf te vestigen

• Het voorfinancieren van huur met crimineel geld

• Gebruik van een kantoor als dekmantel voor illegale activiteiten

Daarom worden ook verhuurtransacties van kantoorruimte steeds vaker gescreend op ongebruikelijke patronen, herkomst van geld en identiteit van de huurder.

Wie is verantwoordelijk voor controle?

De verantwoordelijkheid ligt bij meerdere partijen:

1. Verhuurders en vastgoedbeheerders

Zij worden geacht ken je klant (KYC) toe te passen. Dit betekent:

• De identiteit van de huurder controleren

• Achterhalen of de huurder als betrouwbaar bekendstaat

• Verdachte transacties of huurconstructies melden

Vooral bij contante betalingen of gebruik van tussenpersonen moeten alarmbellen afgaan.

2. Makelaars en tussenpersonen

Als de kantoorruimte via een makelaar wordt gehuurd, valt deze onder de Wwft. Hij of zij moet een cliëntenonderzoek uitvoeren, zoals:

• ID-check

• Inzicht in de geldstroom

• Controleren van UBO (uiteindelijk belanghebbende) bij BV’s

3. Huurders

Ook als huurder moet je bewust zijn van de regelgeving. Wordt er om contante betaling gevraagd? Of is de verhuurder vaag over het contract? Dan kan het zijn dat er sprake is van een poging tot witwassen of belastingontduiking.

Wat zijn verdachte signalen?

Bij kantoorverhuur zijn dit veelvoorkomende rode vlaggen:

• Huurder wil grote bedragen contant betalen

• Gebruik van complexe constructies of buitenlandse BV’s

• Geen duidelijke bedrijfsactiviteit of vage bedrijfsvoering

• Huurprijs is veel hoger of lager dan marktconform

• Verhuurder vraagt om geen registratie bij de KvK

Wanneer een van deze signalen voorkomt, is het verstandig om verder onderzoek te doen of melding te maken.

Wat gebeurt er bij een verdachte transactie?

Als een verhuurder, makelaar of andere betrokken partij een verdachte transactie signaleert, is hij verplicht dit te melden bij de FIU Nederland. Deze instantie onderzoekt de melding verder. Als blijkt dat er sprake is van witwassen of financiering van terrorisme, kan dit leiden tot:

• Opschorting van het huurcontract

• Strafrechtelijk onderzoek

• Inbeslagname van het pand

• Boetes of gevangenisstraf voor betrokkenen

Hoe voorkom je problemen?

Voor verhuurders:

• Vraag altijd om een kopie van een geldig legitimatiebewijs

• Check de huurder in de KvK

• Stel een duidelijk huurcontract op met alle voorwaarden

• Weiger contante betalingen van grote bedragen

• Houd administratie en communicatie goed bij

Voor huurders:

• Huur via betrouwbare kanalen of makelaars

• Betaal altijd via de bank

• Lees het huurcontract goed door en wees alert op vage bepalingen

• Wees open over je bedrijfsvoering als dat gevraagd wordt

Wat zegt de wet over contant betalen?

De overheid ontmoedigt het gebruik van contant geld in vastgoedtransacties. Voor zakelijke transacties boven de €10.000 geldt er een meldingsplicht. Dit geldt ook voor huurbedragen. In sommige gevallen is het zelfs strafbaar om zulke bedragen in contanten aan te nemen of te betalen.

Toezicht en handhaving

De Belastingdienst, de FIU, en de Inspectie SZW houden toezicht op de naleving van de Wwft. Zij kunnen boetes opleggen als blijkt dat verhuurders of makelaars hun meldplicht niet zijn nagekomen.