WWFT-formulier makelaar: complete gids

Het WWFT-formulier makelaar is een essentieel onderdeel van de dagelijkse praktijk van iedere makelaar in Nederland. Door de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (WWFT) hebben makelaars een duidelijke plicht: cliëntenonderzoek doen en verdachte transacties melden. Het formulier is daarbij het belangrijkste hulpmiddel om aan de wettelijke verplichtingen te voldoen. In deze gids ontdek je alles wat je moet weten over het WWFT-formulier, hoe je het correct invult en waarom het van groot belang is voor je makelaarskantoor.

Wat is de WWFT en waarom is het relevant voor makelaars?

De WWFT is een wet die bedoeld is om crimineel geld buiten de legale economie te houden. Makelaars spelen hierbij een belangrijke rol, omdat de vastgoedsector aantrekkelijk is voor witwaspraktijken. Met het WWFT-formulier makelaar kan een professional aantonen dat hij de juiste stappen heeft gezet bij het screenen van klanten en het melden van ongebruikelijke transacties.

Wie de regels niet naleeft, riskeert hoge boetes en reputatieschade. Het invullen van het formulier is dus geen administratieve bijzaak, maar een wettelijke verplichting.

Wat is het WWFT-formulier makelaar precies?

Het WWFT-formulier makelaar is een document waarin alle gegevens van de klant en de transactie systematisch worden vastgelegd. Denk hierbij aan:

• Identiteit van de klant (natuurlijk persoon of rechtspersoon).

• Herkomst van het vermogen.

• Doel en aard van de transactie.

• Risicobeoordeling op basis van land, beroep of sector.

• Vastlegging van eventueel politiek prominente personen (PEP’s).

Door dit formulier volledig en zorgvuldig in te vullen, kan een makelaar aantonen dat hij voldoet aan de wettelijke zorgplicht.

Wanneer is het formulier verplicht?

Een makelaar is verplicht het WWFT-formulier makelaar te gebruiken in de volgende situaties:

• Bij het aangaan van een zakelijke relatie met een klant.

• Bij transacties boven een bepaalde waarde (bijvoorbeeld de aankoop of verkoop van een woning).

• Wanneer er signalen zijn dat een transactie ongebruikelijk of verdacht is.

Zelfs als een transactie uiteindelijk niet doorgaat, kan de plicht bestaan om de gegevens te registreren en vast te leggen.

Hoe vul je het WWFT-formulier makelaar in?

Het invullen van het formulier vereist nauwkeurigheid en aandacht. De belangrijkste stappen zijn:

1. Identificatie en verificatie
   Vraag altijd een geldig identiteitsbewijs en controleer of het document echt is. Bij rechtspersonen hoort ook een uittreksel van de Kamer van Koophandel.

2. Cliëntenonderzoek
   Verzamel informatie over de achtergrond van de klant, zoals de bron van het inkomen of vermogen.

3. Risicoanalyse
   Beoordeel of de klant of transactie een verhoogd risico inhoudt. Factoren zoals herkomst uit een risicoland of betrokkenheid bij complexe constructies zijn hierbij belangrijk.

4. Documentatie
   Leg alle gegevens vast in het formulier en bewaar deze minimaal vijf jaar, zoals de wet voorschrijft.

5. Melding indien nodig
   Bij twijfel of een transactie ongebruikelijk is, meld je dit bij de FIU (Financial Intelligence Unit Nederland).

Veelgemaakte fouten bij het gebruik van het WWFT-formulier

Hoewel het invullen van het WWFT-formulier makelaar eenvoudig lijkt, worden er vaak fouten gemaakt:

• Het formulier niet volledig invullen.

• Geen actuele gegevens bijvoegen, zoals een oud paspoort of verlopen KvK-uittreksel.

• Vergeten de risicoanalyse te onderbouwen.

• Het formulier pas invullen nádat de transactie is afgerond.

Deze fouten kunnen leiden tot sancties bij een controle. Daarom is het cruciaal om interne procedures en checklists te hanteren.

Het belang van digitale WWFT-formulieren

Steeds meer kantoren werken met digitale versies van het WWFT-formulier makelaar. Dit heeft duidelijke voordelen:

• Efficiëntie: sneller invullen en opslaan.

• Beveiliging: gegevens zijn beter beschermd tegen verlies of diefstal.

• Integratie: koppeling met CRM-systemen of administratiesoftware.

• Controle: automatische waarschuwingen bij ontbrekende velden of verlopen documenten.

Digitalisering helpt makelaars dus niet alleen om tijd te besparen, maar ook om fouten te voorkomen.

Rol van compliance binnen het makelaarskantoor

Het WWFT-formulier makelaar is slechts een onderdeel van een groter compliance-beleid. Een kantoor moet duidelijke procedures hebben, medewerkers trainen en regelmatig interne controles uitvoeren. Compliance is geen eenmalige taak, maar een doorlopend proces.

Kantoren die dit goed inrichten, laten niet alleen zien dat ze aan de wet voldoen, maar bouwen ook vertrouwen op bij klanten en partners.

Hoe lang bewaar je het WWFT-formulier?

Volgens de WWFT moeten alle ingevulde formulieren minimaal vijf jaar worden bewaard. Dit geldt vanaf het moment dat de zakelijke relatie eindigt of de transactie is afgerond. Het doel hiervan is dat toezichthouders kunnen controleren of het kantoor zijn plicht serieus neemt.

Het is dus belangrijk om een goed archief- en beveiligingssysteem in te richten, zowel digitaal als fysiek.

Voorbeelden uit de praktijk

Stel je een situatie voor waarin een klant een woning wil kopen contant met geld afkomstig uit het buitenland. Zonder een correct ingevuld WWFT-formulier makelaar kan dit overkomen als een normale transactie. Maar bij nader onderzoek kan blijken dat er sprake is van witwaspraktijken. Door het formulier zorgvuldig te gebruiken, wordt dit soort risico’s tijdig gesignaleerd en gemeld.

Praktijkvoorbeelden laten zien dat makelaars die de WWFT serieus nemen, niet alleen juridische risico’s vermijden, maar ook bijdragen aan een gezondere vastgoedmarkt.

Waarom het WWFT-formulier makelaar cruciaal is voor de toekomst

De regelgeving rond witwassen en terrorismefinanciering wordt steeds strenger. De verwachting is dat de rol van makelaars alleen maar groter wordt in de controleketen. Het WWFT-formulier makelaar is daarbij hét bewijsstuk dat een kantoor zijn zorgplicht naleeft.

Wie nu investeert in goede procedures, digitale tools en training van medewerkers, staat sterker in toekomstige controles en bouwt aan een solide reputatie.

Conclusie

Het WWFT-formulier makelaar is onmisbaar voor elke makelaar die compliant wil werken. Het document helpt bij het identificeren van klanten, het uitvoeren van risicoanalyses en het vastleggen van belangrijke gegevens.

Door fouten te vermijden, digitale tools te gebruiken en een goed compliancebeleid te hanteren, verkleint een makelaarskantoor de kans op sancties en draagt het bij aan de integriteit van de vastgoedmarkt.

Kortom: wie de WWFT serieus neemt en het formulier zorgvuldig gebruikt, werkt veiliger, professioneler en toekomstbestendig.